CONTACT:    conta@euroconthr.ro     sau    +40 723 055 642
Eurocont and HR - 4 modalitati pentru a imbunatati relatia contabil-client

4 modalitati pentru a imbunatati relatia contabil - client

Relatia contabil-client este una extrem de dinamica pentru ca apar mereu situatii neprevazute, care perturba atat activitatea contabilului, cat si pe cea a clientului. De la comunicarea care nu este intotdeauna cea mai eficienta, la documentele contabile care nu sunt intotdeauna predate la timp sau corect intocmite, interactiunea dintre contabil si client trebuie mereu revizuita pentru ca ambele parti sa fie multumite.

Pentru un antreprenor, activitatea contabilului sau reprezinta una dintre fundamentele unei afaceri sanatoase. Contabilitatea este obligatorie in orice companie, indiferent daca se realizeaza intern, prin personal angajat, sau extern prin contracte de prestari servicii cu o persoana sau companie acreditata, membra CECCAR. Antreprenorii nu pot functiona fara contabili, de aceea o relatie functionala este mai mult decat indicata. Dar asta nu se intampla intotdeauna.

Cum putem eficientiza relatia dintre antreprenor si contabil pentru a exista mai multa incredere si cooperare, astfel incat ambele parti implicate sa isi atinga potentialul? Iata ce aspecte au fost intalnite in relatia noastra cu clientii:

1. Predarea la timp a documentelor catre contabil

Pentru ca o contabilitate sa fie corecta, contabilul are nevoie de timp sa intocmeasca situatiile financiare, dar si sa verifice actele introduse si calculele efectuate. Predarea documentelor este important sa fie facuta la timp, conform graficului agreat intre parti. Orice intarziere sau omitere a unei facturi, oricat de mica, produce dezechilibre in activitatea contabilului. Acesta are nevoie de timp suplimentar sa reia aceeasi activitate a clientului sau de mai multe ori, ceea ce produce alte intarzieri, posibile omisiuni ale neconcordantelor si, in ultima instanta, poate duce la nedepunerea la timp a situatiilor contabile.

Prelucrarea documentelor este bine sa se faca lunar chiar si pentru firmele care depun declaratiile la 3 luni. Predarea la termenul stabilit a documentelor ii permite contabilului nu numai sa prelucreze actele si situatiile in timp util, dar si sa evalueze corect si din timp situatia financiara a antreprenorului, ceea ce, in final, este benefic chiar pentru compania acestuia. Asadar, respectati termenul de predare a documentelor catre contabilitate!

2. Organizarea si intocmirea corecta a documentelor de catre antreprenor/manager

La fel ca si in cazul anterior, conteaza atat respectarea termenului de predare, cat si forma in care sunt predate. Contabilul este dator sa comunice clientului sau modul in care trebuie sa ii transmita documentele si informatiile, clientul este dator sa respecte indicatiile acestuia, avand in vedere ca actele neordonate, completate gresit si amestecate pentru mai multe firme sau perioade, produc neajunsuri in primul rand pentru activitatea clientului si reprezinta totodata un motiv de ineficienta pentru activitatea contabilului.

3. Respectarea programului de lucru

Programul de lucru este un aspect de care ar trebui sa tinem toti cont, in orice relatie contractuala. Este nepotrivit sa contactezi contabilul in afara orelor de program, in weekend sau zile libere legale, daca nu este vorba cu adevarat de o urgenta. Sunt de evitat si presiunile pentru a primi informatii intr-un timp cat mai scurt, intrucat contabilul are nevoie de timp pentru a analiza documentele si situatiile financiare ale fiecarui client.

Programarile, la fel ca in orice alt domeniu, ne ajuta sa ne organizam munca astfel incat sa ne putem ocupa si de documente, dar si de informarea corecta a clientului.

4. Comunicarea permanenta si increderea reciproca

Cand vorbim despre servicii de contabilitate externalizate, intalnirile sau comunicarea intre contabil si client trebuie sa fie frecvente, astfel incat informatiile sa fie mereu actuale si furnizate la timp, iar riscul de a gresi, in ambele parti, sa fie redus la minimum. De multe ori, in lipsa unei comunicari eficiente, contabilul ajunge sa munceasca mai mult, sa se aglomereze in anumite perioade ale lunii sau sa nu furnizeze clientului consultanta financiara de calitate, pentru ca ii lipsesc informatii din activitatea acestuia.

Totodata, clientul trebuie sa aiba incredere sa se confeseze contabilului sau cu privire la deciziile de management, la cheltuielile efectuate si la investitiile pe care planuieste sa le faca in viitor. Astfel, se contureaza mult mai realistic perspectivele afacerii sale. Toate intrebarile, de la modul legal si corect de a intocmi o factura, pana la intrebari legate de facilitatile fiscale si reglementarile care pot ajuta sau pune piedici afacerii, sunt importante pentru o organizare mai eficienta de ambele parti. Desigur, toate informatiile furnizate se bucura de confidentialitate maxima.

Un aspect de care clientii nostri se bucura intotdeauna este comunicarea deschisa. Ne sfatuim clientii ca inainte de a semna orice document important, inainte de a intocmi o factura, inainte de a face achizitii din UE sau din afara ei, sa ne anunte, astfel incat sa le putem oferi acele informatii de care au nevoie in timp util. Stabilirea de la inceput a conditiilor contractuale si respectarea indicatiilor sunt intotdeauna bazele unei relatii functionale intre parteneri.