Facturare 2020: 10 informatii esentiale despre facturi
Factura, cel mai utilizat document contabil, este un instrument in baza caruia se inregistreaza in contabilitate operatiunile economice. Factura atesta o tranzactie comerciala, fiind emisa de furnizorul de bunuri sau servicii catre clientul sau si care creeaza acestuia din urma obligatia de plata aferenta achizitiei. Conform Codului fiscal, sunt considerate facturi acele documente sau mesaje, tiparite sau electronice, care indeplinesc anumite conditii.
● Daca factura nu a ajuns la beneficiar, atunci factura gresita se anuleaza si se emite o factura noua, cu elementele completate corect;
● Daca factura a ajuns la beneficiar, atunci:
- fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte;
- fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
● Numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
● Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
● Denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
● Denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
● Denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale reprezentantului fiscal;
● Data emiterii facturii;
● Data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
● Denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 266 alin. (3) din Codul fiscal in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
● Baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
● Indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
● In cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea „autofactura”;
● In cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile Codului fiscal ori din Directiva europeana 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
● In cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea „taxare inversa”;
● In cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea „regimul marjei – agentii de turism”;
● Daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de arta” sau „regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
● In cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea „TVA la incasare”;
● O referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
Nu reprezinta elemente obligatorii pentru facturi semnatura si stampila.
● Data emiterii;
● Elementele de identificare a persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
● Tipul de bunuri sau servicii furnizate;
● Suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
● In cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.
Codul fiscal prevede ca emiterea facturii nu este obligatorie pentru:
● Livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
● Livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului: biletul eliberat pentru accesul la muzee, spectacole, expozitii etc, transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor etc;
● Livrarile de bunuri si prestarile de servicii, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului: parcarile auto, automatele comerciale, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite etc.
● Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
● Fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
1. Baza legala
Informatiile referitoare la facturare sunt cuprinse in art. 319 din Codul Fiscal.2. Cand este o factura corect intocmita?
O factura este corect intocmita cand contine elementele minime obligatorii prevazute de art. 155 alin. (19) din Codul fiscal si precizate mai jos.3. Cum se face corectarea facturilor?
In Codul fiscal sunt prevazute doua modalitati de corectare a facturilor● Daca factura nu a ajuns la beneficiar, atunci factura gresita se anuleaza si se emite o factura noua, cu elementele completate corect;
● Daca factura a ajuns la beneficiar, atunci:
- fie se emite o noua factura care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din factura initiala, numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, dupa caz, o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, iar, pe de alta parte, informatiile si valorile corecte;
- fie se emite o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent se emite o factura cu valorile cu semnul minus sau, dupa caz, cu o mentiune din care sa rezulte ca valorile respective sunt negative, in care se inscriu numarul si data facturii corectate.
4. Elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina facturile
O factura emisa de persoane fizice autorizate sau de persoanele juridice trebuie sa contina anumite informatii obligatorii:● Numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
● Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
● Denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
● Denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
● Denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ale reprezentantului fiscal;
● Data emiterii facturii;
● Data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
● Denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 266 alin. (3) din Codul fiscal in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
● Baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
● Indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
● In cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea „autofactura”;
● In cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile Codului fiscal ori din Directiva europeana 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
● In cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea „taxare inversa”;
● In cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea „regimul marjei – agentii de turism”;
● Daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de arta” sau „regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
● In cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea „TVA la incasare”;
● O referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
Nu reprezinta elemente obligatorii pentru facturi semnatura si stampila.
5. Facturile emise in sistem simplificat
Pentru facturile emise in sistem simplificat, informatiile minime necesare sunt urmatoarele:● Data emiterii;
● Elementele de identificare a persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
● Tipul de bunuri sau servicii furnizate;
● Suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
● In cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.
6. Moneda precizata in factura
Sumele precizate in facturi pot fi exprimate in orice moneda, insa valoarea TVA-ului colectat sau de regularizat trebuie sa fie exprimata in lei.7. Cand nu este factura obligatorie?
Conform Ordinul Ministerului Finantelor nr. 2.634/2015, factura un document justificativ al operatiunilor economice in contabilitate. Acolo unde factura nu este obligatorie, inregistrarea in contabilitate se face in baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni care au loc intre parti, precum chitanta, avizul de insotire a marfii, dispozitia de plata sau incasare, extrasul de cont bancar etc.Codul fiscal prevede ca emiterea facturii nu este obligatorie pentru:
● Livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
● Livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului: biletul eliberat pentru accesul la muzee, spectacole, expozitii etc, transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor etc;
● Livrarile de bunuri si prestarile de servicii, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului: parcarile auto, automatele comerciale, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite etc.
8. Locul livrarii / prestarii de servicii pentru facturare
Cand livrarile de bunuri sau prestarile de servicii pentru care locul livrarii sau al prestarii se considera a fi Romania, facturarea se face in conformitate cu regulile din Codul fiscal. Daca locul se considera a fi altul, atunci facturarea se face conform regulilor statelor membre ale Uniunii Europene in care are loc livrarea sau prestarea.9. Numerotarea facturilor
Conform pct. 24 din prevederilor O 2634/2015 privind documentele financiar contabil, entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:● Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
● Fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.