Resurse umane – documente care se utilizeaza la / dupa angajarea unei persoane

Atat la angajare, cat si pe parcursul colaborarii dintre o firma si un salariat, se utilizeaza o serie de documente menite sa stabileasca exact tipul de colaborare, conditiile si tipul de munca pe care angajatul trebuie sa o presteze. Vorbim aici de oferta de angajare, contractul individual de munca, fisa postului, dar si de documente utilizate pe parcurs precum de cereri de concediu, declaratii de luare la cunostinta a regulamentului intern si multe altele.

Dintre acestea, amintim sase documente care se utilizeaza frecvent si care sunt reglementate conform legii sau utilizate conform propriilor normative din companie, cum este cazul fluturasilor de salariu.

Contractul individual de munca

Contractul individual de munca este actul prin care o persoana fizica se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unei persoane fizice autorizate sau juridice, in schimbul unei remuneratii. Contractul individual de munca (CIM) se negociaza, se incheie in scris si cuprinde toate elementele care definesc relatia profesionala dintre companie si angajat: tipul si timpul de munca, drepturi si obligatii, salariu, sporuri, locul de desfasurare a activitatii etc.

Fisa postului

Fisa postului cuprinde descrierea sarcinilor de munca ce ii revin angajatului incadrat pe postul respectiv. Ea nu este adresata exclusiv unui angajat, este, de fapt, o descriere a sarcinilor care revin oricarei persoane care va ocupa postul respectiv. Angajatorul este obligat sa intocmeasca acest document si sa il inmaneze viitorului angajat in momentul in care se semneaza contractul individual de munca.

Fisa postului trebuie sa contina date despre denumirea postului de munca, integrarea in structura organizatorica, responsabilitati, activitati specifice postului de munca, contextul muncii, pregatirea si competentele necesare pentru a ocupa postul, salariul si conditiile de promovare.

Condica de prezenta

Condica de prezenta se utilizeaza pentru a evidentia orele de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu orele de inceput si de sfarsit ale programului de lucru. Angajatorii au obligatia de a tine la locul de munca o condica de prezenta si de a o prezenta inspectorilor de munca atunci cand este solicitata. Documentul este reglementat de art. 119 din Codul muncii.

Statul si fluturasul de salarii

Statul de salarii este un document justificativ de inregistrare in contabilitate a notelor contabile de salarii, fiind folosit in companie pentru a calcula sumele cuvenite salariatilor, contributiile la stat si alte sume datorate. Se intocmeste lunar, in functie de timpul lucrat efectiv, de retinerile legale, de concediile de odihna, certificate medicale etc. si se arhiveaza pe o perioada de 50 de ani. Baza legala: O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Fluturasul de salariu este conceput de fiecare companie in parte, in functie de necesitatile proprii, nefiind reglementat de un act normativ anume. Prin fluturasul de salariu, angajatul este informat cu privire la toate elementele salariale: salariul brut, salariul net, prime, sporuri, contributii, impozitul retinut, deducerea personala, orele lucrate, orele suplimentare, concediile etc.

Adeverintele eliberate angajatilor

Exista mai multe tipuri de adeverinte pe care angajatorii le pot elibera salariatilor:

• Adeverinta de salariat - se elibereaza la incetarea activitatii unui salariat si atesta vechimea in munca si in specialitate, durata activitatii, salariul etc. Baza legala este Hotararea 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor.
• Adeverinta de venit pentru banca (pentru a solicita un credit) sau pentru medic (solicitata de angajat in scopul acordarii anumitor tipuri de concedii si indemnizatii).
• Adeverinta de venit pe ultimele 12 luni - se elibereaza pentru a evidentia veniturile obtinute in ultimele 12 luni inainte de concediul de ingrijire a copilului, pentru solicitarea si calcului indemnizatiei aferente.

Toate aceste documente si nu numai pot fi intocmite de profesionistii Eurocont and HR. Contacteaza-ne pentru oferte speciale, conform nevoilor companiei tale!

Photo by S O C I A L . C U T on Unsplash