Documente importante in contabilitatea primara. Bonul fiscal, chitanta si factura
Contabilitatea presupune inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia financiara a unei societati. Aceasta inregistrare se face pe baza documentelor justificative.
Toate persoanele fizice sau juridice care desfasoara activitati economice trebuie sa isi consemneze operatiunile economico - financiare in documente justificative, in momentul efectuarii lor. Documentele primare intocmite, care stau la baza inregistrarii in contabilitate, trebuie sa contina toate informatiile prevazute de lege. Contabilitatea primara, asadar, se refera la intocmirea documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in jurnale.
Ce documente se intocmesc in contabilitatea primara?
Bonuri, chitante, facturi, NIR-uri, registrele de casa, dispozitii de plata, extrase de cont, avize expeditie, state de salarii, pontaje, deconturi de cheltuieli si multe altele pe langa, in functie de domeniul de activitate al societatii. In articolul de fata, vom vorbi despre bonul fiscal, chitanta, factura si cand se elibereaza fiecare dintre ele.
1. Bonuri fiscale
Atat bonul, cat si chitanta sunt documente care atesta tranzactii de decontare cu numerar. Insa, spre deosebire de chitanta, care se elibereaza doar in cazul platilor in numerar, bonul fiscal poate fi emis si pentru plati prin card bancar.
Operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, numerar sau, prin utilizarea cardurilor de credit/debit, sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale. Prin urmare, tranzactia se realizeaza pe baza de bon fiscal. La cererea persoanelor fizice, societatea este obligata sa emita si factura.
2. Chitanta
Chitanta este documentul justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate a incasarilor si platilor efectuate in numerar si a depunerilor de sume in casieria entitatii. Se intocmeste pentru fiecare suma incasata de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Chitanta se elibereaza doar persoanelor juridice (pentru persoane fizice, doar in cazurile exceptionale prevazute de lege) si stinge, din punct de vedere contabil, creanta din contul furnizorului si datoria aferenta acesteia din contul cumparatorului, in momentul in care este eliberata.
Orice chitanta se identifica prin serie si numere unice secventiale ce au la baza structura organizatorica a firmei.
Date obligatorii pe chitanta fiscala:
- Denumirea unitatii/furnizorului
- Codul de identificare fiscala
- Numarul de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului
- Adresa sediului
- Denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului
- Numele si prenumele persoanei fizice/denumirea unitatii care depune sume si explicatia sumei incasate (pentru persoanele juridice se va completa cu: codul de identificare fiscal, numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului, adresa sediului
- Suma in cifre si litere
- Semnatura casierului
3. Factura
Factura este cel mai utilizat document contabil, fiind un instrument ce atesta o tranzactie comerciala. Este emisa de furnizorul de bunuri sau servicii catre client si creeaza in sarcina acestuia din urma obligatia de plata aferenta achizitiei.
Mentiuni obligatorii pe factura:
a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identificafactura in mod unic; aceste serii le poti stabili asa cum doresti tu;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceastadataeste anterioaradatei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupacaz, codul de identificare fiscalaale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; daca esti platitor de TVA vei avea RO in fata codului fiscal (ex. RO123456);
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscalaal beneficiarului, dacaacesta este o persoan? impozabilaori o persoanajuridicaneimpozabila; ca si la punctul d),daca un client este platitor de TVA va trebui sa te asiguri ca exista RO in fata codului sau fiscal;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 266 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupacaz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
j) indicarea cotei de taxaaplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei.
Factura poate fi intocmita si in forma simplificata. Nu reprezinta elemente obligatorii pentru facturi semnatura si stampila. Baza legala: art. 319 din Codul Fiscal.
Mai multe informatii despre facturi, in articolul nostru de aici.
Mai multe informatii despre plafoanele pentru operatiunile de incasari si plati in numerar, in GHIDUL PENTRU ANTREPRENORI.
Imagine de Radek Homola de pe Unsplash.