Skip to main content
CONTACT:    conta@euroconthr.ro     sau    +40 723 055 642
Eurocont and HR - Documente importante in contabilitatea primara. Registru de casa, NIR-uri, dispozitii de incasare/plata, deconturi de cheltuieli

Documente importante in contabilitatea primara. Registru de casa, NIR-uri, dispozitii de incasare/plata, deconturi de cheltuieli

Scris în .

Contabilitatea presupune inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia financiara a unei societati. Aceasta inregistrare se face pe baza documentelor justificative. Toate persoanele fizice sau juridice care desfasoara activitati economice trebuie sa isi consemneze operatiunile economico - financiare in documente justificative, in momentul efectuarii lor. Documentele primare intocmite, care stau la baza inregistrarii in contabilitate, trebuie sa contina toate informatiile prevazute de lege. Contabilitatea primara, asadar, se refera la intocmirea documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in jurnale.

 

Registrul de casa

Registrul de casa este un document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii, pe baza documentelor justificative. Toate persoanele juridice si fizice care efectueaza operatiuni cu numerar trebuie sa intocmeasca zilnic Registrul de casa. Este un document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa si ajuta la stabilirea soldului de casa de la sfarsitul fiecarei zile.

Baza legala: Legea contabilitatii nr. 82/1991 si de Ordinul Ministrului Economiei si Finantelor nr.3512/2008, care aproba normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile.
Mai multe informatii despre Registrul de casa si plafoanele pentru operatiunile de incasari si plati in numerar, in GHIDUL PENTRU ANTREPRENORI. Click aici.

 

NIR-uri

NIR-ul este abrevierea de la Nota de Intrare si Receptie si este un document justificativ utilizat pentru receptia bunurilor achizitionate (marfuri) si care atesta incarcarea in gestiunea entitatii. NIR-urile se creeaza pentru fiecare categorie de produse achizitionate, in baza facturilor sau a avizului de insotire a marfii.

NIR-urile cuprind urmatoarele informatii:

  • denumirea entitatii;
  • denumirea, numarul si data (ziua, luna si anul) intocmirii formularului;
  • numarul facturii sau al avizului de insotire a marfii;
  • numarul curent, denumirea bunurilor receptionate, U/M, cantitatea conform documentelor insotitoare, cantitatea receptionata, pretul unitar de achizitie;
  • numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie, daca se face receptia marfii primite direct de la furnizor, sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente;
  • pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare pentru unitatile cu amanuntul.

 

Dispozitiile de incasare/plata

Dispozitiile de plata pot servi ca document justificativ de inregistrare in registrul de casa si contabilitate, atunci cand au loc plati in numerar in absenta altor documente care sa le dovedeasca, sau ca dispozitie pentru casierie.

De regula, dispozitiile de plata sunt folosite in urmatoarele cazuri:

  • Ca document justificativ pentru a achita prin casierie sume in numerar, avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare sau sume necesare achizitiei de materiale;
  • Ca document justificativ pentru a achita prin casierie sume ce nu reprezinta venituri din activitati de exploatare, potrivit legislatiei in vigoare;
  • Ca document justificativ de inregistrare in contabilitate si in Registrul de casa, in cazul realizarii unor plati in numerar fara existenta unui alt document justificativ (aviz de plata, somatie de plata etc.);
  • In cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
  • In cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
  • In cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

 

Deconturile de cheltuieli

Decontul de cheltuieli este un document justificativ intocmit obligatoriu in cazul achizitiilor de produse sau servicii platite fie in numerar, fie cu cardul bancar, care nu sunt insotite de factura, ci doar de bonul fiscal. Decontul se intocmeste intr-un singur exemplar de catre titularul de avans, cu scopul de a justifica cheltuielile efectuate pe durata deplasarii angajatilor. Ulterior, documentul se arhiveaza in departamentul financiar-contabil al companiei.

Decontul de cheltuieli trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:

  • denumirea companiei;
  • denumirea si numarul formularului;
  • data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
  • numele si prenumele titularului de avans;
  • avansul primit in valuta/in valuta si in lei;
  • sumele decontate;
  • diferentele de restituit/de primit;
  • semnatura conducatorului unitatii, a sefului departamentului financiar-contabil, a persoanei responsabile de controlul financiar preventiv, a titularului de avans, precum si a persoanei responsabile de verificarea decontului de cheltuieli.

 

Baza legala:
Contabilitatea este reglementata legal prin Legea Contabilitatii nr. 82/1991, iar normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile sunt prevazute in OMFP 2634/2015.