Ce sunt documentele justificative si de ce sunt importante in contabilitate?
Conform Legii contabilitatii, toate entitatile, fie ca sunt societati comerciale, companii nationale, regii autonome, institute nationale de cercetare-dezvoltare, institutii publice, asociatii, societati cooperatiste, persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si persoanele fizice care desfasoara activitati ce produc venituri, au obligatia de a consemna orice operatiune economico-financiara, in momentul efectuarii acesteia, in documente pe baza carora se fac inregistrarile in contabilitate.
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare;
- forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social.
Citeste si despre dividende in 2022.
Semnatura nu constituie element obligatoriu in cazul in care documentele financiar-contabile sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice. Persoanele responsabile de efectuarea operatiunilor respective sunt identificate prin alte modalitati, conform procedurilor interne.
In cazul documentelor la care nu se admit corecturi, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza. In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.
Se arhiveaza pe o perioada de 10 ani:
Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva entitatilor timp de zece ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Se arhiveaza pe o perioada de 5 ani: nota de receptie si constatare de diferente, bon de predare, transfer, restituire, bon de consum, lista zilnica de alimente, dispozitie de livrare, fisa de magazie, lista de inventariere, lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), chitanta, chitanta pentru operatiuni in valuta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, borderou de achizitie, borderou de achizitie (de la producatori individuali), decont pentru operatiuni in participatie, ordin de deplasare (delegatie), ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale), decont de cheltuieli (pentru deplasari externe), decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale), nota de debitare/creditare, fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei), decizie de imputare, angajament de plata.
Foto: Freepik
Conditii pentru ca documentele sa fie considerate documente justificative
Pentru a deveni documente justificative, actele astfel intocmite trebuie sa indeplineasca anumite conditii, conform OMF nr. 2634/2015. Mai exact, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare;
- forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social.
Citeste si despre dividende in 2022.
Intocmirea documentelor justificative: modalitati si conditii
Documentele justificative (registre, jurnale, fise, note etc.) necesare pentru inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare se pot intocmi fie manual, fie prin utilizarea sistemelor informatice.Semnatura nu constituie element obligatoriu in cazul in care documentele financiar-contabile sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice. Persoanele responsabile de efectuarea operatiunilor respective sunt identificate prin alte modalitati, conform procedurilor interne.
Erori in intocmirea documentelor financiar-contabile
Nu sunt admise in intocmirea documentelor stersaturile, modificarile sau necompletarea anumitor campuri (spatii libere) intre operatiunile inscrise. In cazul in care s-au constat erori, acestea se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, apoi se trece alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit si corectat documentul, cu mentionarea datei efectuarii corecturii.In cazul documentelor la care nu se admit corecturi, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza. In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora.
Pastrarea documentelor contabile
Entitatile au obligatia de a arhiva documentele justificative, registrele de contabilitate si celelalte documente financiar-contabile la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic, conform OMF nr. 2634/2015.Se arhiveaza pe o perioada de 10 ani:
Registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva entitatilor timp de zece ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Se arhiveaza pe o perioada de 5 ani: nota de receptie si constatare de diferente, bon de predare, transfer, restituire, bon de consum, lista zilnica de alimente, dispozitie de livrare, fisa de magazie, lista de inventariere, lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), chitanta, chitanta pentru operatiuni in valuta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, borderou de achizitie, borderou de achizitie (de la producatori individuali), decont pentru operatiuni in participatie, ordin de deplasare (delegatie), ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale), decont de cheltuieli (pentru deplasari externe), decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale), nota de debitare/creditare, fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei), decizie de imputare, angajament de plata.
Foto: Freepik