CONTACT:    conta@euroconthr.ro     sau    +40 723 055 642

Aspecte generale privind sediul social al unei firme

Orice firma trebuie sa aiba cel putin un sediu social, care se stabileste la infiintarea firmei si la care se afla, in mod oficial, actele firmei si corespondenta.

1. O firma poate avea sediul social in:
● Locuinta - proprietate personala sau spatiu asupra caruia exista un drept de folosinta gratuita;
● Spatiu inchiriat (contract de inchiriere sau subinchiriere inregistrat la organele fiscale);
● Spatiu compartimentat / cladire de birouri;
● Cabinet de avocat.

Daca sediul social se afla intr-o locuinta, este necesar avizul asociatiei de proprietari (daca aceasta exista) si de acordul vecinilor direct afectati (cei de pe acelasi palier si cei de la etajele superior, respectiv, inferior). Dovada spatiului se face cu o copie dupa un act de proprietate asupra acestuia (contract de vanzare-cumparare, contract de donatie, certificat de mostenitor etc.) sau cu un contract de comodat (folosinta gratuita) incheiat intre proprietari si firma.

Daca spatiul destinat sediului social este inchiriat, dovada sediului se face cu contract de inchiriere incheiat intre proprietari si firma. Spatiul poate fi inchiriat de la:
● o persoana fizica, situatie in care contractul de inchiriere trebuie neaparat sa fie inregistrat la ANAF;
● o alta persoana juridica (SRL SRL-D, SA, PFA, II sau IF), caz in care contractul de inchiriere nu se inregistreaza la ANAF.

Sediul social la un cabinet de avocat poate fi stabilit la infiintarea firmei. Poate avea durata de maxim 1 an, nu este nevoie de avizul asociatiei si acordul vecinilor, insa va trebui depus la Registrul Comertului contractul de asistenta juridica si decizia emisa de Baroul din care face parte avocatul respectiv. Aceasta varianta nu e disponibila pentru PFA sau Intreprindere Individuala.

Spatiu compartimentat / cladire de birouri
Dovada sediului se face tot cu contract de inchiriere incheiat intre proprietari si firma, cu conditia sa nu se desfasoare alte activitati acolo in afara celor de birou.
Exista si situatii in care sediul social al unei firme e situat intr-un imobil cu mai multe incaperi (spatiu compartimentat) sau chiar unul cu destinatie de birouri, in care si alte firme isi au sediul social. In acest caz, pentru inregistrarea sediului social la Registrul Comertului, este nevoie si de o declaratie la notar a proprietarului spatiului, si anume declaratia de nesuprapunere, potrivit careia spatiul respectiv are un anumit numar de camere, suficiente cat sa permita functionarea mai multor firme.

2. Durata sediului
Trebuie acordata o mare atentie expirarii duratei sediului social, pentru a nu suporta efectele dizolvarii societatii si declararii ca inactive a acesteia de catre ANAF.
Sediul social expirat atrage dupa sine, potrivit art. 92 din Legea nr. 207/2015 inactivitatea contribuabilului, daca acesta din urma nu ia masuri cu privire la prelungirea duratei de valabilitate. In situatia in care a expirat durata sediului social, legal se considera ca sociatatea si-a incetat activitatea si nu are un sediu cunoscut, iar ONRC solicita Tribunalului din raza de activitate a societatii respective dizolvarea firmei. In acest timp, ANAF emite o Decizie prin care declara firma inactiva.
Documente necesare prelungirii duratei sediului la ONRC sunt urmatoarele:
● Actul aditional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;
● O cerere inregistrare a mentiunilor si de depunere acte.

3. Inregistrare/ modificare domiciliu fiscal
In vederea inregistrarii/modificarii domiciliului fiscal, contribuabilii trebuie sa depuna la organul fiscal in a carui raza teritoriala urmeaza a se stabili domiciliul fiscal, Formularul 050 - Cerere de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului. Formularul este insotit de documentele doveditoare ale informatiilor inscrise in acesta.

4. Diferenta dintre sediul fiscal si domiciliul fiscal al unei firme
Cele doua notiuni – sediu fiscal si domiciliu fiscal - nu ar trebui suprapuse intrucat aceeasi entitate poate sa aiba sediul social la o adresa, iar domiciliul fiscal la alta adresa. De asemenea, domiciliul fiscal este locul in care se afla majoritatea activelor si este necesar ca la adresa respectiva sa se desfasoare si o activitate economica, in plus fata de existenta sediului social.

Potrivit ANAF, “domiciliul fiscal este stabilit in scopul desemnarii organului fiscal care administreaza obligatiile fiscale ale contribuabililor, respctiv organul fiscal la care se face inregistrarea fiscala, declararea, stabilirea, verificarea si colectarea impozitelor, taxelor, contributiilor si a altor sume datorate bugetului general consolidat. In situatia in care aveti obligatii fiscale, aceste obligatii se administreaza de organul fiscal in raza caruia aveti domiciliul fiscal. Pentru persoanele fizice romane, care nu desfasoara activitati economice, domiciliul fiscal este domiciliul inscris in actul de identitate.”

Asadar, prin notiunea de domiciliu fiscal se intelege:
a) pentru persoanele fizice, adresa unde isi au domiciliul, potrivit legii, sau adresa unde locuiesc efectiv, in cazul in care aceasta este diferita de domiciliu;
b) pentru persoanele fizice care desfasoara activitati economice in mod independent sau exercita profesii libere, sediul activitatii sau locul unde se desfasoara efectiv activitatea principala;
c) pentru persoanele juridice, sediul social sau locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor, in cazul in care acestea nu se realizeaza la sediul social declarat;
d) pentru asocierile si alte entitati fara personalitate juridica, sediul acestora sau locul unde se desfasoara efectiv activitatea principala.