Notiuni importante de contabilitate pe care orice antreprenor trebuie sa le cunoasca
Ca antreprenor, nu trebuie sa cunosti in amanunt toate aspectele contabile ale afacerii, dar este esential si util sa stapanesti notiunile de baza, astfel incat sa stii ce sa soliciti specialistului care se ocupa de contabilitatea firmei si sa interpretezi diverse situatii financiare, pe baza carora sa iti fundamentezi ulterior deciziile.
Iata cateva notiuni importante pe care antreprenorii trebuie sa le cunoasca:
1. Cand avem nevoie de serviciile unui contabil?
In functie de forma juridica a afacerii, avem doua situatii:
a). Nu exista o obligatia de a angaja un contabil pentru gestiunea unei persoane fizice autorizate (PFA), intreprinderi individuale (II) sau intreprinderi familiale (IF). Daca afacerea este inregistrata sub aceasta forma, obligatia antreprenorului este aceea de a asigura contabilitatea in partida simpla, tinand o evidenta stricta a incasarilor si platilor, iar pentru acest lucru nu este necesara colaborarea cu un contabil.
Cu toate acestea, daca exista un volum mare al activitatii sau angajati, este mai indicata colaborarea cu un contabil pentru inregistrarea contractelor de munca, intocmirea si depunerea periodica a diverselor declaratii de plata la bugetul de stat si al asigurarilor sociale, dar si pentru inregistrarea, evidenta si gestiunea contabila.
b). Daca afacerea este inregistrata juridic sub forma unei societati comerciale (SRL), cooperative, societati pe actiuni (S.A.) etc., colaborarea cu un contabil este obligatorie si utila inca din primul moment al demararii activitatii, indiferent de volumul de munca sau numarul de angajati, intrucat contabilitatea va fi tinuta in partida dubla, pentru care este nevoie de angajarea unui contabil / colaborarea cu o firma de contabilitate.
2. Cunostinte privind fiscalitatea, contabilitatea primara, financiara si de gestiune
Contabilitatea primara este acea parte a contabilitatii care se refera la intocmirea documentelor justificative pentru inregistrarea operatiunilor economice. Din aceasta categorie fac parte emiterea facturilor de vanzare, intocmirea notelor de receptive, intocmirea registrului de casa si completarea dispozitiilor de incasare si plata, intocmirea pontajelor etc.
Contabilitatea financiara presupune preluarea documentelor anterior intocmite si inregistrarea lor pe conturi contabil,e conform reglementarilor in vigoare. Asadar, contabilitatea financiara presupune inregistrarea tuturor operatiunilor economice pe care le desfasoara societatea comerciala, inregistrari care stau la baza intocmirii balantei de verificare si apoi a situatiilor financiare. Rezultatele contabilitatii financiare sunt destinate raportarii in afara entitatii: stat, parteneri de afaceri, actionari etc.
Contabilitatea de gestiune se refera la repartizarea si urmarirea costurilor pe destinatii, produse, comenzi, centre de cost etc., cu scopul de a furniza informatii detaliate despre eficienta, costuri si profitabilite catre managementul companiei.
Fiscalitatea are ca scop calcularea impozitelor si a taxelor pe care compania le are de platit, ca urmare a operatiunilor derulate.
3. Termeni contabili generali si situatii financiare
Orice antreprenor trebuie sa detina minime cunostinte contabile, cu ajutorul carora sa isi poata evalua afacerea si lua decizii corecte si informate pentru planificarea acesteia. Printre aceste notiuni se numara:
- Bilantul contabil reprezinta descrierea sintetica a activelor si pasivelor unei companii la un moment dat;
- Contul de profit si pierdere este documentul ce permite evidentierea modului in care rezultatul societatii a fost obtinut (profitul sau pierderea inregistrata in anul anterior);
- Balanta de verificare se intocmeste lunar, pentru toate operatiunile efectuate in perioada respectiva, si reprezinta documentul utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile. Este principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare semestriale sau anuale (bilantul contabil, contul de profit si pierdere);
- Cash flow / fluxul de numerar / flux de trezorerie - reprezinta diferenta dintre incasarile si iesirile de numerar ale unei societati sau ale unui proiect, pe o perioada de timp analizata, care poate fi de o saptamana, o luna, un trimestru, un an sau mai mult. De cele mai multe ori, aceasta perioada este egala cu cea a unui exercitiu financiar complet;
- Activele si pasivele afacerii:
Active = Pasive + Capitalul propriu
Activele circulante sunt acele active care reprezinta numerar (sau echivalent de numerar) ori care pot fi convertite in bani lichizi pe termen scurt, precum stocurile de marfa, creantele sau investitiile financiare pe termen scurt.
Activele imobilizate sunt cele care nu pot fi convertite imediat in bani lichizi, precum terenurile, cladirile, echipamentele, vehiculele si mobilierul, marcile comerciale detinute de firma, patentele, licentele, drepturile de autor etc.
Pasivele reprezinta obligatiile de plata ale societatii, atat cele pe termen scurt (pasive curente), la finalul exercitiului contabil, fiind scadente in anul urmator, fie pe termen mai lung, peste un an, catre banci, institutii financiare, parteneri comerciali.
Capitalul propriu se refera la banii investiti de proprietarii firmei pentru dezvoltarea acesteia. In cazul in care afacerea este lichidata, capitalul propriu este ceea ce ii va ramane proprietarului afacerii.
- Bugetul de venituri si cheltuieli se intocmeste la nivelul intregii activitati a unei societati, la nivelul unui proiect pe care societatea vrea sa il implementeze sau la nivelul principalelor activitati desfasurate in companie, cu scopul de a estima evolutia veniturilor si cheltuielilor intr-un anumit orizont de timp (de cele mai multe ori de un an de zile);
- Pragul de rentabilitate reprezinta nivelul minim al vanzarilor care trebuie realizate, astfel incat firma sa nu inregistreze pierderi. Este acel nivel la care profitul este zero. De la acest nivel, orice unitate de produs vanduta in plus va aduce profit;
- Formulele de calcul pentru plata contributiilor sociale, atat cele care revin angajatului, cat si cele aflate in sarcina angajatorului, si salariile care revin angajatilor.
Astfel de notiuni pot ajuta antreprenorul sa gestioneze mai eficient activitatea frmei sale, deoarece poate lua decizii pertinente pe baza informatiilor obtinute din acesti indicatori. Desigur, nu trebuie trecuta cu vederea nici relatia cu contabilul, intrucat printr-o comunicare deschisa cu acesta, se pot obtine atat consultanta financiara de calitate, cat si informatii legislative care pot impulsiona vanzarile sau, dimpotriva, bloca activitatea companiei.
Iata cateva notiuni importante pe care antreprenorii trebuie sa le cunoasca:
1. Cand avem nevoie de serviciile unui contabil?
In functie de forma juridica a afacerii, avem doua situatii:
a). Nu exista o obligatia de a angaja un contabil pentru gestiunea unei persoane fizice autorizate (PFA), intreprinderi individuale (II) sau intreprinderi familiale (IF). Daca afacerea este inregistrata sub aceasta forma, obligatia antreprenorului este aceea de a asigura contabilitatea in partida simpla, tinand o evidenta stricta a incasarilor si platilor, iar pentru acest lucru nu este necesara colaborarea cu un contabil.
Cu toate acestea, daca exista un volum mare al activitatii sau angajati, este mai indicata colaborarea cu un contabil pentru inregistrarea contractelor de munca, intocmirea si depunerea periodica a diverselor declaratii de plata la bugetul de stat si al asigurarilor sociale, dar si pentru inregistrarea, evidenta si gestiunea contabila.
b). Daca afacerea este inregistrata juridic sub forma unei societati comerciale (SRL), cooperative, societati pe actiuni (S.A.) etc., colaborarea cu un contabil este obligatorie si utila inca din primul moment al demararii activitatii, indiferent de volumul de munca sau numarul de angajati, intrucat contabilitatea va fi tinuta in partida dubla, pentru care este nevoie de angajarea unui contabil / colaborarea cu o firma de contabilitate.
2. Cunostinte privind fiscalitatea, contabilitatea primara, financiara si de gestiune
Contabilitatea primara este acea parte a contabilitatii care se refera la intocmirea documentelor justificative pentru inregistrarea operatiunilor economice. Din aceasta categorie fac parte emiterea facturilor de vanzare, intocmirea notelor de receptive, intocmirea registrului de casa si completarea dispozitiilor de incasare si plata, intocmirea pontajelor etc.
Contabilitatea financiara presupune preluarea documentelor anterior intocmite si inregistrarea lor pe conturi contabil,e conform reglementarilor in vigoare. Asadar, contabilitatea financiara presupune inregistrarea tuturor operatiunilor economice pe care le desfasoara societatea comerciala, inregistrari care stau la baza intocmirii balantei de verificare si apoi a situatiilor financiare. Rezultatele contabilitatii financiare sunt destinate raportarii in afara entitatii: stat, parteneri de afaceri, actionari etc.
Contabilitatea de gestiune se refera la repartizarea si urmarirea costurilor pe destinatii, produse, comenzi, centre de cost etc., cu scopul de a furniza informatii detaliate despre eficienta, costuri si profitabilite catre managementul companiei.
Fiscalitatea are ca scop calcularea impozitelor si a taxelor pe care compania le are de platit, ca urmare a operatiunilor derulate.
3. Termeni contabili generali si situatii financiare
Orice antreprenor trebuie sa detina minime cunostinte contabile, cu ajutorul carora sa isi poata evalua afacerea si lua decizii corecte si informate pentru planificarea acesteia. Printre aceste notiuni se numara:
- Bilantul contabil reprezinta descrierea sintetica a activelor si pasivelor unei companii la un moment dat;
- Contul de profit si pierdere este documentul ce permite evidentierea modului in care rezultatul societatii a fost obtinut (profitul sau pierderea inregistrata in anul anterior);
- Balanta de verificare se intocmeste lunar, pentru toate operatiunile efectuate in perioada respectiva, si reprezinta documentul utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile. Este principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare semestriale sau anuale (bilantul contabil, contul de profit si pierdere);
- Cash flow / fluxul de numerar / flux de trezorerie - reprezinta diferenta dintre incasarile si iesirile de numerar ale unei societati sau ale unui proiect, pe o perioada de timp analizata, care poate fi de o saptamana, o luna, un trimestru, un an sau mai mult. De cele mai multe ori, aceasta perioada este egala cu cea a unui exercitiu financiar complet;
- Activele si pasivele afacerii:
Active = Pasive + Capitalul propriu
Activele circulante sunt acele active care reprezinta numerar (sau echivalent de numerar) ori care pot fi convertite in bani lichizi pe termen scurt, precum stocurile de marfa, creantele sau investitiile financiare pe termen scurt.
Activele imobilizate sunt cele care nu pot fi convertite imediat in bani lichizi, precum terenurile, cladirile, echipamentele, vehiculele si mobilierul, marcile comerciale detinute de firma, patentele, licentele, drepturile de autor etc.
Pasivele reprezinta obligatiile de plata ale societatii, atat cele pe termen scurt (pasive curente), la finalul exercitiului contabil, fiind scadente in anul urmator, fie pe termen mai lung, peste un an, catre banci, institutii financiare, parteneri comerciali.
Capitalul propriu se refera la banii investiti de proprietarii firmei pentru dezvoltarea acesteia. In cazul in care afacerea este lichidata, capitalul propriu este ceea ce ii va ramane proprietarului afacerii.
- Bugetul de venituri si cheltuieli se intocmeste la nivelul intregii activitati a unei societati, la nivelul unui proiect pe care societatea vrea sa il implementeze sau la nivelul principalelor activitati desfasurate in companie, cu scopul de a estima evolutia veniturilor si cheltuielilor intr-un anumit orizont de timp (de cele mai multe ori de un an de zile);
- Pragul de rentabilitate reprezinta nivelul minim al vanzarilor care trebuie realizate, astfel incat firma sa nu inregistreze pierderi. Este acel nivel la care profitul este zero. De la acest nivel, orice unitate de produs vanduta in plus va aduce profit;
- Formulele de calcul pentru plata contributiilor sociale, atat cele care revin angajatului, cat si cele aflate in sarcina angajatorului, si salariile care revin angajatilor.
Astfel de notiuni pot ajuta antreprenorul sa gestioneze mai eficient activitatea frmei sale, deoarece poate lua decizii pertinente pe baza informatiilor obtinute din acesti indicatori. Desigur, nu trebuie trecuta cu vederea nici relatia cu contabilul, intrucat printr-o comunicare deschisa cu acesta, se pot obtine atat consultanta financiara de calitate, cat si informatii legislative care pot impulsiona vanzarile sau, dimpotriva, bloca activitatea companiei.